Когда приходит время переходить на новое легальное программное обеспечение, большие данные могут стать большой проблемой. Вопросов предостаточно. Какие данные переместятся? Как много времени это займет? Сколько это будет стоить?
«Самая большая проблема в мире – это переход с одного программного обеспечения на другое и перенос всех моих контактов и файлов в новую систему», – недавно написал комментатор « Программное обеспечение для управления юридической практикой: сравнение 5 популярных вариантов» . Поскольку этот комментатор был вторым, кто спросил о переносе данных, я подумал, что пришло время для публикации.
Многие юристы не понимают, что такое миграция. Согласно нашему недавнему опросу покупателей легального программного обеспечения , высокий процент покупателей легального программного обеспечения приобрел в течение последних 12 месяцев , что свидетельствует о росте рынка легального программного обеспечения.
Из комментария: «Я хочу перенести свои файлы как можно проще, чтобы я не схожу с ума, беспокоясь о том, что все мои вещи потеряны. Было бы очень полезно, если бы вы могли добавить обзор процесса миграции данных / перехода на новое программное обеспечение для некоторых из этих опций ».
Чтобы выяснить, как выглядит этот процесс, я обратился к нескольким поставщикам легального программного обеспечения. Они рассказали мне, что нужно для переноса данных пользователя в их систему.
Если вы больше ничему не научитесь, поймите, что процесс будет отличаться для каждой категории легального программного обеспечения и каждого поставщика программного обеспечения. Он также будет отличаться в зависимости от того, где и как вы в настоящее время храните свои данные.
Оценивая поставщиков, изучите процесс ввода и вывода ваших данных из их программного обеспечения, прежде чем принимать решение.
Как перенести ваши данные в новую легальную программу
Самая популярная категория юридического ПО среди опрошенных нами покупателей – это ПО для ведения юридических дел . Далее идет программное обеспечение для управления юридической практикой и программное обеспечение для обнаружения , которые почти связаны. Разница в основном состоит в том, что программное обеспечение для управления юридической практикой предлагает управление доходами, а программное обеспечение для управления юридическими делами предлагает доставку продуктов.
Как перенести данные в программное обеспечение для ведения дел и управления юридической практикой
PracticePanther – отличный вариант для фирм, которые хотят улучшить учет рабочего времени и биллинг. Их выдающиеся особенности включают настраиваемые категории расходов, настраиваемые почасовые ставки для каждого адвоката или помощника юриста и квитанции о прочтении ваших счетов (в том числе, сколько раз они были прочитаны).
Я поговорил с Дэвидом Биттоном из PracticePanther о том, как переносить данные.
«Это так же просто, как экспорт данных из текущего программного обеспечения в электронную таблицу Excel CSV», – написал Биттон. «Вы можете мгновенно импортировать данные одним щелчком мыши». Функция импорта включена в программу по умолчанию, поэтому вам не нужно платить.
Как и в случае с большинством программ, возможность импорта всех данных зависит от программного обеспечения, с которого вы переходите. «Некоторые программы делают невозможным экспорт ваших данных в нормальном формате», – написал Биттон. «Вы можете легко импортировать свои контакты из Gmail, Yahoo, AOL, Hotmail, MSN, Outlook, адресной книги Mac или таблицы Excel в формате CSV».
«Для большей части импорта стоимость бесплатна, если только это не является высокотехнологичным, у них плохие данные, и у них есть тысячи и тысячи товаров для импорта».
Actionstep – хорошая система для фирм, которым требуется комплексное решение. Он включает в себя управление делами и делами, CRM, а также юридический биллинг и бухгалтерский учет.
Тед Джордан дал мне ссылку на процесс их установки .
Rocket Matter – хороший вариант, если вам нужен простой идиотский биллинг. Такие функции, как фиксация времени на вашем смартфоне или iPad, фирменный клиентский портал, на котором клиенты могут оплачивать счета, и пакетное выставление счетов упрощают получение оплаты. Он интегрируется с LawPay и легко синхронизируется с QuickBooks в дополнение ко всем стандартным интеграциям.
Общая простота использования – большой плюс Rocket Matter. Они предлагают бесплатное обучение пользователей 10 раз в неделю.
Координатор по маркетингу Rocket Matter Трэвис Фрэнсис провел меня через процесс перехода.
Rocket Matter может импортировать ваши:
Контакты
Имеет значение
Календарь событий
Задания
Примечания
Время без выставления счета
Предыдущие балансы материи
Уровень материи
«Этот процесс обычно занимает от двух до трех рабочих дней, чтобы его завершили наши сотрудники службы поддержки, и он является бесплатным», – написал Фрэнсис. «Вышеуказанные элементы можно импортировать с помощью файла .csv, который вы экспортировали из своего предыдущего программного обеспечения для управления практикой. Однако контакты также можно импортировать через файл vcard, а события календаря можно импортировать через iCalendar ».
Jarvis Legal предлагает выставление счетов в 3 клика «за секунды». Он также автоматизирует учет рабочего времени и централизует управление делами. Как и в Rocket Matter, вы можете вводить время с любого устройства. Делитесь счетами одним щелчком мыши. Отсортируйте выставленные счета по тому, были ли они оплачены. Храните документы в облаке и делитесь ими по защищенным ссылкам.
Вице-президент по правовым вопросам Джарвиса Энтони Еремян провел меня по этапам миграции данных.
1. Какие пользователи имеют право на перенос данных?
Пользователи, которые оформили хотя бы одну базовую лицензию с 12-месячным планом (т. Е. Пользователи с бесплатными лицензиями или ежемесячными планами не имеют права)
Пользователи, у которых есть список данных для переноса в формате, совместимом с Microsoft Excel (.xls, .xlsx, .csv и т. Д.). (Обратите внимание: если вы не можете получить эту информацию самостоятельно, вам следует попросить вашего бывшего поставщика программного обеспечения сделать это.)
2. Какие данные переносит Jarvis Legal?
Jarvis может перенести ваших существующих клиентов, контакты и обращения при условии, что эта информация доступна в формате, совместимом с Microsoft Excel (.xls, .xlsx, .csv и т. Д.).
По запросу Джарвис также может перенести ваши файлы (документы, изображения, видео, PDF-файлы и т. Д.) При условии, что вы предоставите нам прямой доступ к ним (зашифрованный USB-ключ, Dropbox, VPN и т. Д.). (Обратите внимание, что вам, возможно, придется заплатить за дополнительное место для хранения в зависимости от объема данных, хранимых Jarvis Legal.)
3. Какая цена?
Это зависит от объема данных, которые вам нужно перенести. Для переноса данных обычно требуется 1 или 2 ИТ-инженера в течение 2–3 рабочих дней.
Джарвис берет 590 долларов за человеко-день (если только вам не был предложен бесплатный пакет услуг в письменной форме от юридического представителя Джарвиса).
Legal Files – это система управления делами и делами, которая предлагает окна и рабочий процесс для конкретной практики. Это хороший вариант для юридических отделов и юридических фирм, которые хотят организовать все контакты, документы, сроки и данные в одной системе, тесно интегрированной с Microsoft Office, Outlook и Lotus Notes.
Гордон Хак из Legal Files дал мне некоторую информацию о переходе на их систему.
«Около 75% наших реализаций Legal Files содержат некоторый тип преобразования данных из устаревшей системы, которая может быть или не быть коммерческим продуктом», – написал Хак.
Перенос в Legal Files стоит денег, но положительным моментом является то, что это настраиваемый импорт. «Таким образом, заказчик получит 100% того, что он хочет, в том месте, где он хочет, в юридических файлах».
Legal Files проанализирует ваши данные, чтобы оценить, сколько времени и денег потребуется для миграции. «Продолжительность времени может зависеть от многих переменных, но преобразование данных обычно увеличивает продолжительность внедрения Legal Files на два месяца».
Hack предоставил мне доступ к обширной документации по миграции данных Legal Files. Я резюмирую это ниже.
В целом перенос данных в Legal Files состоит из четырех этапов:
Отображение данных
Тестовое преобразование
Корректировки (при необходимости)
Окончательное преобразование незадолго до даты запуска
Сопоставление данных: вы будете работать с менеджером проекта Legal Files, чтобы узнать, что делает Legal Files. Ваш руководитель проекта Legal Files также узнает от вашей команды, что делает ваша текущая система управления делами.
Менеджер проекта Legal Files создаст отчет о сопоставлении данных, который сопоставит существующие данные с Legal Files поле за полем. Затем они подтвердят правильность сопоставления данных до начала кодирования.
Преобразование / проверка тестовых данных: Legal Files создаст компьютерную программу для преобразования ваших данных. Он импортирует ваши текущие данные в вашу новую базу данных Legal Files. После просмотра данных Legal Files перенесет вашу базу данных на сервер и предоставит вам доступ. Ваш программист Legal Files будет работать с менеджером проекта Legal Files по любым вопросам, которые могут возникнуть.
Корректировки и окончательное преобразование данных: пришло время запросить изменения в способе хранения и организации ваших данных. Legal Files внесет запрошенные вами изменения в программу преобразования, а затем повторно запустит программу преобразования с текущими данными. Затем Legal Files снова перенесет вашу базу данных на сервер, а затем предоставит доступ членам вашей проектной группы. Если дальнейших изменений не будет, ваш менеджер проекта выйдет из преобразованной базы данных и вернет форму выхода в Legal Files Software, Inc.
После того, как вы утвердите новую базу данных Legal Files, Legal Files назначит окончательное преобразование данных, чтобы оно совпало с датой запуска вашей новой системы.
Clio предназначена для профессионалов в области права, которым необходимо комплексное решение для управления юридической практикой. Clio предлагает различные ценовые категории и продукты для малых, средних и даже крупных юридических фирм.
Я написал Джошуа Ленону, адвокату Clio в резиденции, о том, как перенести данные в их систему.
Ленон связал меня со статьей службы поддержки, в которой обсуждались варианты миграции и сроки для Clio . Clio предлагает дополнительные миграции. «Мы создали инструменты, которые помогут перенести пользователей с 75 различных программ».
«Clio создан для того, чтобы юридические фирмы могли легко переносить свои собственные данные», – написал Ленон. «Некоторым действительно требуется помощь нашей команды по миграции».
«Большинство миграций, для которых требуются члены команды Clio, выполняются за неделю или две, после чистого экспорта из старой системы фирмы и некоторых двусторонних проверок данных на полноту».
Ленон также связал меня со статьей поддержки об экспорте информации из Clio. «Старые системы часто хранят данные фирмы в проприетарных форматах и взимают дополнительную плату за экспорт данных в пригодном для использования формате».
«Развитие решений для облачных вычислений помогает смягчить это, но только частично. Настоящие облачные решения, созданные технологами, а не юристами, пытаются построить систему, основанную на стандартах ISO и веб-стандартах ».
«Например, Clio позволяет пользователям экспортировать свои данные в любое время либо в форматы электронных таблиц с открытым исходным кодом, либо в другие принятые форматы файлов (например, формат iCalendar для записей календаря). Идея состоит в том, чтобы нашим пользователям было так же легко покинуть Clio, как и присоединиться к Clio ».
CosmoLex идеально подходит для небольших юридических фирм, которым требуется один логин для доступа к управлению практикой, выставлению счетов и бухгалтерскому учету.
Менеджер по маркетингу CosmoLex Джошуа Голдберг помог мне перенести данные в CosmoLex.
«Практически невозможно перенести ВСЕ данные из одного программного обеспечения для управления практикой в другое без ущерба для точности или непомерно высокой стоимости», – писал Голдберг.
Однако процесс переноса такого количества данных включает экспорт данных из вашей устаревшей системы в формат CSV, который затем импортируется в CosmoLex. Таким образом CosmoLex может импортировать общие данные клиентов, такие как имена, номера телефонов, адреса и электронные письма.
Вот некоторая вспомогательная документация для импорта общих данных.
CosmoLex предлагает бухгалтерский учет в соответствии с законодательством. Это означает, что вы не можете автоматически перенести все платежные и бухгалтерские балансы из таких продуктов, как QuickBooks или Xero, в CosmoLex. «Есть необходимые элементы данных, которых просто не было бы в наборе данных».
Но вы можете закрыть свои книги в своем предыдущем программном обеспечении и перенести только начальные балансы, а также неучтенные транзакции (поскольку они будут очищены в будущем). Голдберг называет этот процесс «простым» и говорит, что CosmoLex предлагает исчерпывающее руководство по процессу, которое может сделать юрист или бухгалтер.
Вот некоторая вспомогательная документация по переносу начальных балансов и неочищенных транзакций.
CosmoLex не взимает плату с фирм за такой перенос данных.
«Если два вышеуказанных варианта не работают, мы анализируем ситуацию в каждом конкретном случае и работаем с нашим сертифицированным консалтинговым сообществом, чтобы помочь в переносе данных. В таких сценариях клиент несет расходы, которые зависят от сложности. Это может занять от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от более ранней настройки клиента ».
Как перенести данные в программное обеспечение для управления рассмотрением судебных дел
Law Ruler был разработан юристами-истцами, чтобы помочь юридическим фирмам увеличить свою прибыль, помогая выявлять высококвалифицированных клиентов, проверять расходы по делу и предлагать исключительное обслуживание клиентов. Это экономит время юристов за счет оптимизации и автоматизации процесса приема клиентов. Интеграции включают Vonage, DocuSign , Live Chat, Google и Microsoft.
Технический директор Law Ruler Дэниел Джейкобс объяснил, что связано с миграцией данных. «У Law Ruler есть механизм импорта, который позволяет осуществлять самообслуживание данных от различных поставщиков программного обеспечения для управления взаимоотношениями с клиентами и судебных дел», – написал Джейкобс.
«Процесс импорта в программное обеспечение для управления юридическими делами Law Ruler или CRM для юридических лиц и программное обеспечение для автоматизации маркетинга обычно занимает минуты для простого импорта и может занять до недели для очень сложного формата импорта, который мы раньше не видели».
Их инструмент самообслуживания «Импорт потенциальных клиентов / клиентов / дел» позволяет импортировать электронную таблицу потенциальных клиентов, клиентов или дел непосредственно в Law Ruler Software.
Единственный ограничивающий фактор относительно того, какие данные можно импортировать, – это поставщики, которые держат данные клиентов «в заложниках» и затрудняют их экспорт. «Некоторые поставщики делают это намеренно и заставляют клиентов загружать по одному документу за раз», – написал Джейкобс. «Представьте, что вам нужно вручную загрузить сотни, если не тысячи документов. В этих крайних случаях мы можем разработать индивидуальные планы действий для клиентов, если они хотят, чтобы мы помогли им получить их данные и перенести их в Law Ruler ».
Как и Legal Files, Law Ruler предлагает клиентам документацию по переносу данных. Вот краткое описание того, как импортировать данные в формате CSV в их систему. Они рекомендуют вам отправить их группе поддержки свой первый файл импорта, чтобы они могли проверить его на соответствие механизму импорта потенциальных клиентов Law Ruler. 1. Нажмите кнопку «Импорт интересов / клиентов / дел» в синем меню настроек, как показано ниже, чтобы открыть инструмент «Импорт интересов» в программе Law Ruler.
2. Щелкните левой кнопкой мыши «Выбрать файл», чтобы выбрать файл на вашем компьютере или в облачной папке, чтобы начать импорт потенциальных клиентов в Law Ruler.
3. Нажмите кнопку «Загрузить», чтобы завершить загрузку файла CSV.
4. Выберите тип дела, который вы установите для всех интересов, которые вы импортируете в это время, как показано ниже. 5. Выберите «Столбец соответствия» на рабочем листе CSV, чтобы импортировать его в каждый доступный столбец «Правитель закона», который вы хотите импортировать. Пожалуйста, оставьте пустыми любые «Столбцы совпадений», которые вы не хотите импортировать в Law Ruler.
6. После выбора всех «Столбцов совпадений», которые вы хотите импортировать в Law Ruler, нажмите кнопку «Продолжить», после чего вы сможете нажать кнопку «Загрузить лиды», как показано ниже, для завершения импорта.
Не забудьте сохранить шаблон «Сохранить это сопоставление», чтобы вы могли использовать его при импорте подобных файлов в будущем.
Примечание. В настоящее время Law Ruler принимает для импорта ТОЛЬКО файлы .CSV. Если ваш файл импорта находится в формате Excel, вы можете преобразовать его в формат MS Excel или Google Sheets .CSV из Excel / Sheets.
Перенос данных является дополнительным. «В качестве дополнительной услуги Law Ruler предоставит бесплатный обзор клиентских данных и может выполнить импорт за вас без дополнительной оплаты».
Вывод
Если вы смотрите на легальное программное обеспечение управления делами , программное обеспечение закона практики управления или программного обеспечения обнаружения , надеюсь , это руководство о том , как перенести данные юридической фирмы в новое программное обеспечение было полезно. Что еще мы должны были включить? Дайте нам знать об этом в комментариях!
Ищете программное обеспечение для управления юридической практикой? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления юридической практикой Platforms .
Самовыкупы на маркетплейсах – это практика, при которой продавцы или посредники, предлагающие товары или услуги на платформе, решают выкупить свои собственные товары из маркетплейса. Это означает, что вместо продолжения продажи своих товаров на платформе, они сами выкупают их из списка предложений.
Самовыкупы на маркетплейсах могут быть полезны для продавцов, которые стремятся управлять своим бизнесом более эффективно, перестраивать ассортимент или изменять свою стратегию продаж. Однако перед самовыкупом продавцам рекомендуется ознакомиться с правилами и политиками маркетплейса, чтобы соблюдать все требования и процедуры, связанные с этой практикой.
